1 绪论

　　1.1 问题的提出

　　会计电算化档案包含于会计档案中，它和传统的会计档案之间有一种相辅相成、密不可分的联系。假如传统形式的会计档案视为会计电算化档案的根基，则会计电算化档案可以视为电算化的一种特色，它意味着以后会计规范化，现代化的发展趋势。合理的会计档案管理能够保证数据安全无误，也能够充分发挥会计信息的作用和更好地决策服务。所以，要想为企事业单位的生产经营活动带来更大的经济利益，必须把会计电算化档案管理这项工作切实做好。

　　1.2 研究背景及意义

　　会计电算化，是通过利用电子计算机把信息技术和网络技术运用在会计实务中的缩写，是一种通过电子计算机转换的会计系统。它让数据处理的自动化成为了现实，使会计信息的利用方式有了巨大的演变，从传统手工发展为电算化。在会计发展史上，会计电算化有着重要的影响，它不仅为会计的发展提供了方向，而且对未来的会计工作提多了更多的要求。当前，会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合，又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。根据财政部、国家档案局财会字(1998)32 号文件，1999 年 1月 1 日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，在制度上确立了从电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。由此形成了许多机读数据与文件，同时也赋予了企业会计档案管理许多新的特点。然而，电算化下会计档案管理虽然我们带了许多便利，但也存在一些需要日益完善的问题。我们面临着系统安全性偏低、会计制度不规范、会计人员专业素养不够等一些难题。因此，我们要逐渐完善会计电算化下的档案管理建设，来顺应新时代会计电算化的发展，把电子财务档案建好用好，做好会计档案资料的基本工作和提高财务管理工作效率，为企业经济建设发挥更大的作用。

　　本文通过研究专家学者的文献资料，结合当下企业的档案管理现状，多层面地分析了会计电算化档案管理存在的问题，并相应地提出一些举措，希望可以使企业能够反思自己对会计电算化档案管理这个命题的思考，真正用技术变革时代的新眼光新思维来带领企业朝着更好的未来迈进。

　　1.3 文献综述

　　1.3.1 国外文献综述

　　美国全国反虚假财务报告委员会下属的发起人委员会发布了《企业档案管理风险——整合框架》，为了强调风险管理控制，指导企业在日常工作中重视企业的风险管理活动，进而推动会计电算化下档案的高效管理。该框架认为，企业的领导、会计人员和档案管理人员都需要参与进来，将风险意识渗透入目标、计划、执行、评价的每一个阶段，通过对潜在事项的进行风险识别，实施阶段的风险控制，从而为目标的实现保驾护航。该框架对会计电算化档案管理的风险评估要素进行扩充，为事项识别、风险评估和风险应对。此框架的目标设定要素考虑的是管理层和相关工作人员会设定运营、报告和合规性目标的过程。

　　2014年，曼尼托巴大学的珍妮特和卡梅伦教授在《会计电算化档案管理评估和干预效果》一文中认为：“风险评估要求审计人员评价被审单位会计档案管理系统。”在这个过程中，尽管会计档案管理缺陷和审计师识别出来的风险在数量上没有明显的不同，但是会计档案管理系统对于审计效率有着严重的影响力，从而影响企业的经营效益。

　　格雷厄姆(Graham，2014)综述了创新是档案工作与时俱进的契机。为了实现全方位的转变并完完全全投入到经济建设和市场运作中，必须使档案工作尽快脱离旧的、传统的管理模式和方法以跟上时代的脚步，这就需要每一位档案工作人员具有创新意识。

　　1.3.2 国内文献综述

　　根据财政部、国家档案局施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，在制度上确立了从电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

　　朴银淑(2012)认为应该建立健全内部安全保密控制、设备安全管理维护、增强网络安全防范能力来加强会计信息系统的安全与保密

　　张慧霞(2014)认为在当今社会信息化程度日益增长的趋势下，会计电算化的档案管理已经成为了一种提高企业绩效的强有力的手段。但我国这方面的专业人员缺乏，信息技术系统易受到攻击，企业需要在人员的职业素质和会计信息资源的有效保护上下功夫，才能提高企业财务软件的运行效率，加强企业的经济效益。

　　郭海静(2014)综述了会计电算化档案管理的内容：包括记账凭证的生成与管理、会计帐簿和报表的生成与管理、安全和保密措施、建立档案管理制度。

　　安艳君(2013)在分析了我国会计电算化档案管理制度不够完善，对电算化软件的设计和参数设计知之甚微的情况下，认为可以通过对数据进行控制，对计算机工作环境进行控制和人员的专业培训等一系列措施后，可以有效地加强会计电算化的档案管理成效。

　　王善芝(2005)分析了我国目前电算化会计档案管理存在系统安全性偏低的问题，我国自发展会计电算化以来，许多单位都逐渐实现了会计电算化，但大部分单位真正实行的时间较短。一部分单位为了顺应会计电算化系统制度环境、技术环境的变更，让会计软件完成了升级，但并未及时整理归档原有的会计软件及相关文档。这样，并违反了控制制度的要求并且会计人员无法及时收集和利用那些会计档案资料。随着时间的推移，从而影响到了会计档案的完全性。计算机以及网络安全性也很容易影响到电算化会计档案的安全性

　　1.4 研究方法

　　本文使用的研究方法有：文献研究法、描述性研究法。

　　本文会计电算化档案管理为课题，经过广泛阅读涉猎国内外不同专家学者的最新理论，参考各种渠道的文献资料，掌握实际工作中存在的规律，分析存在的现象和问题，从而对当今以互联网为连接的会计电算化体系有了一个全面的了解。档案管理的有效实施对每个企业的会计电算化系统的正常运行有重要保障作用，更是提高企业经营效益的重要手段。在全球化的趋势下，企业应在实际工作中的不同层面努力创新，寻求新的发展，才能更好地解决档案管理存在的弊端。只有适应时代发展的会计电算化，才能为企业创造更大的收益。

　　1.5 论文结构安排

　　本文一共五部分：

　　第一部分是绪论，包括五项内容：问题的提出、研究背景及意义、文献综述、研究方法、论文结构安排;

　　第二部分, 电算化会计档案管理的内容、特点及作用

　　第三部分，电算化下企业会计档案管理存在的问题;

　　第四部分;电算化下企业会计档案管理问题的对策分析;

　　第五部分，对此课题“电算化档案管理”得出研究结论，并对其展望未来。

　　2 会计电算化档案管理的内容、特点、及作用

　　2.1 会计电算化档案管理的内容

　　2.1.1 记帐凭证的生成与管理

　　根据原始凭证在计算机上直接编记帐凭证,由计算机打印输出。在这种情况下,记帐凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记帐凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记帐凭证视同手工填制的记帐凭证,按《规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。手工事先作好记帐凭证,向计算机录入记帐凭证,然后进行处理。在这种情况下,保存手工记帐凭证与机制凭证皆可。

　　2.1.2 会计帐簿和报表的生成与管理

　　对电算化后的会计帐簿和会计报表的打印和保管《规范》有明文规定,即应当打印出书面形式,其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况,在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定,包括:1.现金日记帐和银行存款日记帐要每天登记并打印输出,做到日清月结。现金日记帐和银行存款日记帐的打印,由于受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的,可按旬打印输出。2.一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的帐簿,可满页打印。3.在所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下,总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。在保证帐簿清晰的条件下,计算机汀印输出的帐簿中表格线可适当减少。

　　2.1.3 安全和保密措施

　　针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏及电算化会计档案易修改且不留痕迹的特点。在管理时应注意如下问题：1.在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果。2.对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所。3.对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点,对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换,对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。4.对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有:(1)用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。(2)操作日志管理,应由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。(3)数据存取权限限制,对安全保密程度不等的数据,应给不同的使用人员赋予不同的操作权限,防止越权使用。5.对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放,以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。

　　2.1.4 建立档案管理制度

　　档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容:存档的手续,主要是指各种审批手续,比如打印输出的帐表,必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管;各种安全和保密措施;档案管理员的职责与权限;档案的分类管理办法;档案使用的各种审批手续;各类文档的保存期限及销毁手续。

　　2.2 会计电算化档案管理的特点

　　存贮范围扩大。电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了，电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等;存贮形式更多。作为传统审计对象的凭证、账簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变，会计数据不但以打印输出的纸质形式存在，还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效;存储数据的载体更多。在传统手工记账的条件下，会计档案是清一色的纸质会计档案。所有的会计信息都是通过纸张来存储的，纸是唯一的信息载体。在实行会计电算化后，根据《会计档案管办法》的规定，除了保存打印输出的纸质会计档案，还可以保存记录的会计资料有磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、软盘、硬盘等磁性介质，所以存储数据的载体更多了;存放方式更严格。由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘等，而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响，因此，存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等设施。

　　2.3 会计电算化档案管理的作用

　　电算化会计档案是由电算化、会计、档案这三个部分组成，因此它兼有这三者的特性，形成对于经营管理具有的特有功能。电算化会计档案的作用包括下面三个方面：(一)管理凭证。会计工作是经济管理里面的一部分，是一项细致严谨的工作。所有的企事业单位每天都会发生各种经济活动和财务收支。会计是以货币作为计量单位，连续地、真实地记录和反映从凭证转变为账簿再转变为报表这些经济活动所发生的过程。电算化会计档案室这个过程的再现。它给经济管理提供了数据资料，反映已经发生或完成的各个经济活动，以便了解并且考核经济活动过程及结果，给事后考查某个会计事项来作书面证明，提供原始数据。(二)决策参考。对管理者而言，电算化会计档案除了客观地记载了整个经济活动过程，还在其储存的内容里集聚包含了一系列丰富的经济规律，因此它是管理者了解过去情况、研究相关生产经营过程、整理总结规律的历史文献，是十分必需的参考资料。跟其它书籍材料等文献相比，电算化会计档案的参考作用很有其自身的特点。一方面，它有原始性与可靠性。这是普通文献的参考作用所不具有的。因为电算化会计档案是过往的真实记录和呈现，而不是后人依靠记忆编写出来的回忆录，这就比另外的会计书籍，各种各样的复制品和事后撰写的资料更加具体可靠性和原始性，因而也更加具有参考价值。另一方面，它的内容除了包含普通会计档案所要求的凭证、会计账簿及会计报表，还包括各种数据结构文件、程序文件、各种代码等内容，给从事会计和计算工作的人带来更加广泛的参考作用。这种参考作用，可以促进会计核算软件不断完善，促使会计电算化向更深更广层次发展。(三)预测未来。如果会计档案管理工作只是停滞在手工管理层面，将导致大批会计数据不能完全参与到企业的决策分析和提高未来发展趋势。就算是一位拥有丰富经验的财务工作人员，仅仅凭手工处理从档案数据中作出分析预测也很难。但是由于计算机在会计核算里的应用，使通过利用电算化会计档案里的会计数据来进行分析预测成为一种可能。通过利用会计数据来进行数据运算、归纳规律、分析发展趋势，能为企业提供预测和辅助决策的依据。这点是电算化会计档案里的主要作用，普通会计档案室不具有的。

　　3 电算化下企业会计档案管理存在的问题

　　对于相关的单位来说，会计档案实现电算化后，虽然某些传统会计档案行之有效的组织措施和规章制度还可以继续使用，但是实现电算化后，单位内外部之间的连接方式、会计数据的传输方式、数据的保存方式都发生一些重大变化。目前，我国大部分单位的电算化会计档案还存在一些急需解决完善的问题，它影响着相关单位的资金管理工作，从而约束了相关单位更大的发展空间。这些问题具体体现在：

　　3.1 对会计电算化的档案构成认识不足

　　虽然会计电算化已经实施了很长一段时间，但财务部相关领导和大部分会计人员对于会计电算化会计档案的了解还有很多不足，管理经验较浅。在整理档案资料时，只有打印出的各纸质档案被存档，而保存在计算中的其它备份在磁性介质上的会计信息并没有被归档储存，会影响到会计档案的完整性，使会计档案管理工作变得杂乱无章。电算化会计档案相比传统会计档案更具广泛性，电算化会计档案包括传统的会计档案和会计电算化过程中形成的电子文件、纸质文件以及系统软件。所以，会计电算化条件下的会计档案载体不仅有打印输出的记账凭证、会计报表、会计账簿，还有电算化会计系统中各种系统软件、程序以及所有文档资料。

　　此外，忽视对电算化会计档案的管理，虽然实行了电算化会计处理,但忽视了对有关电算化会计档案的管理,对纸质档案材料的管理经验丰富,而对磁性介质档案资料的管理认识不足,对业务记录类档案的管理内容全面,而忽视了对系统开发档案资料的管理。如对电算化会计档案的组成内容不甚清楚,造成现有会计数据、会计软件的磁介质会计档案和其他会计文档资料未及时归档。没有对本单位购买或开发使用的电算化会计系统的全套文档资料及软件程序视同会计档案管理妥善保管,有关电算化软件的磁盘光盘没有及时给档案室保存而是留在使用者手中,时间一长容易丢失,需要数据维护或者重新安装只得再次购买,造成本单位财务工作的极大被动。